クリッピング業務が大幅に効率化。データ活用で更に進化した広報へ
公益財団法人 日本財団
「PR Analyzer」導入インタビュー
「ソーシャルイノベーション」のハブとなり、子ども支援、障害者支援、災害復興支援などの活動を通して、よりよい社会づくりに取り組む公益財団法人 日本財団（https://www.nippon-foundation.or.jp/）。2021年より、経営企画広報部 広報チームでPR Analyzerをご活用いただいています。
今回は、経営企画広報部 広報チームの勢川 紗良さんに、広報活動の様子やPR Analyzerの活用方法、その効果について伺いました。
月20本以上のプレスリリースの成果を
分類して集計
PR Analyzerの導入効果を教えてください。
最も大きな効果は、TV・新聞・雑誌・Webのクリッピング作業がシステム化され、ひとつのプラットフォームに情報が集約されたことで、手間なく簡単に掲載の状況を把握できるようになった点です。
PR Analyzerの導入前は、メディアの種類別に担当者を分けて、人力でクリッピングと掲載の確認を行っていました。例えば新聞のクリッピングでは、担当者が毎日2時間ほどかけて主要紙を確認し、手作業でクリッピングしていました。導入後はその作業が不要になり、大幅に業務を効率化できました。
また、取材対応がなく記事化されるケースがあり、導入前はその確認のためWebで検索してクリッピングする作業が発生していました。手間も掛かりますし、人の目では見落としの可能性がありますが、PR Analyzerであれば人力では見落としていた記事まで網羅的にクリッピングして通知してくれます。記事の掲載確認の精度も高められていると感じています。
効果を感じている中で、
特にここが役に立っているという指標や機能はありますか？
一番活用しているのは「タグ分類」機能ですね。
日本財団は複数の事業で様々な活動を並行して展開しており、月に20本以上のプレスリリースを配信しています。これらのリリース毎の掲載記事を人力で確認、分類して、情報を集計するのは非常に手間が掛かります。設定したキーワードで自動的に記事を分類してくれる「タグ分類」のおかげで、活動毎のリリースの掲載結果の集計とレポートにかかる時間と手間を大幅に削減できました。
また、活動を担当している事業部からPRの効果について報告を求められた際も、システムからキーワード検索で掲載情報を確認してすぐに報告できるようになりました。
加えて、CSV形式で出力した際も記事毎にタグ情報が付与されているので、簡単に事業部や活動別に分類してレポートをまとめられるので助かっています。
さらに、タグの分類を使用する中で、リリースや活動ごとに記事掲載や露出数の差異が可視化されるようになりました。活動によってはリリース配信では記事化されにくく、効果的に認知を広げられていないことが可視化されました。このような傾向がつかめるようになったことで、SNS中心の情報発信や、記者発表会などのオフライン施策に切り替えるなどの検討も可能になりました。
Web・TV・新聞・雑誌のクリッピングから
分析まで一元管理できるのが魅力
PR Analyzer導入前の課題について教えてください。
先ほどもお話した通り、これまで掲載後の確認は全て手動で行っていたこともあり、露出の有無や掲載数のみの報告にとどまっていたことに課題を感じていました。活動の振り返りや改善に活かせるような詳細な分析ができておらず、体制を整えていきたいと感じていました。
導入を決めたポイントを教えてください。
他のツールも検討しましたが、PR AnalyzerのTV・新聞・雑誌・Webを網羅し、ひとつのシステムでクリッピングからデータ算出、分析まで行える点に魅力を感じ導入を決めました。
また、掲載実績をツール上でいつでも確認できる点も良いですね。ちょうどコロナ禍の影響で在宅勤務が増えたタイミングで出社しての作業が難しくなりましたが、システム化したことで在宅勤務への移行にも活かせています。
導入後の、活用に向けたサポートはいかがでしょうか。
初期設定のタイミングだけでなく、折に触れて使い方のレクチャーをいただいています。日本財団は業態柄、明確な競合がいないのですが、そんな状況での目標設計などについても相談しています。また、新任の担当者が入った際は個別にサポートをいただけるのでありがたいですね。
データを用いて、案件ごとの最適な広報手法を導き出したい
今後、広報として実現していきたいことを教えてください。
広報チームでは、日本財団で取り組む様々な活動について周知し、より多くの方からご理解をいただくことはもちろん、活動への参加につなげることを目指しています。
中でも、参加したくなるような取り上げられ方というのは、もっと研究していきたいと感じています。例えば案件によっては、プレスリリースを出してもメディアとしては取り上げづらく、オウンドやSNSを通じた拡散に注力したほうが良いものもあります。また、同じようなテーマでも、プレスリリースの書き方によって掲載量が多くなるということもあります。
PR Analyzerを導入したことで蓄積できるようになったデータを活用して「こういうリリースを出すと、こういう記事になる」というパターンをつかんでいきたいですね。そして、事業や活動ごとに最適な広報手法を導き出していきたいと考えています。
PR Analyzerに興味を持たれましたら、是非こちらよりお問い合わせください。
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