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2023年02月08日

「報道レポート機能」開発担当者に聞く、おすすめの活用法 〜 広報の負担を大幅軽減!?

2022年11月、クラウド型PR効果測定ツールPR Analyzerに、定期レポートの作成にかかる工数を大幅に削減できる「報道レポート機能」がリリースされました。本機能の開発に携わった宮澤 佳来さん(BizPDM/カスタマーサクセス)と藤原 涼太さん(エンジニア)に、開発背景及びおすすめの活用法を聞きました。(聞き手:髙橋 憲一郎)

 

ブラウザ上でレポート作成を完結

髙橋 : まずは、「報道レポート機能」の開発背景から教えてください。

宮澤 : 元々PR Analyzerの構想として、「掲載情報のクリッピングや効果測定に加えて、レポート作成業務までを支援し、広報の生産性向上を実現する。」という方針がありました。

「報道レポート機能」はこの構想実現のために、開発に至りました。

広報部門では、社内の関係者への報告のため、定期的に報道内容をまとめたレポートを作成することが一般的です。様々なメディアを横断して情報を集め、報道レポートを作成する作業が、担当者の大きな負担になっているという声を以前からいただいていました。何とかしてレポート作成業務を効率化し、負担を軽減してあげたいという思いがありました。

髙橋 : PR Analyzerには、以前からCSVやPDF、エクセル形式でレポートを出力できる機能がありますが、「報道レポート機能」にはどの様な違いがありますか?

宮澤 : ブラウザ上で、グラフや記事リスト、テキストなどを配置した独自のレポートテンプレートをつくることができる、という点が大きく異なり、全く違う機能と言えます。

CSVやPDF、エクセル形式でのレポート出力機能は、ユーザー側で出力したデータを加工し、文書作成ソフトやプレゼンテーションソフトで書式を整えることが前提でした。対して、「報道レポート機能」は、データの加工や書式を整える作業が不要になります。ブラウザ上でブログを書くような感覚で、レポート作成を完結させることができます。


「報道レポート機能」おすすめの活用法は?

髙橋 : 「報道レポート機能」は、業務の中でどのように活用するのがおすすめですか?

藤原 : 予めテンプレートを作成しておけば、期間を変更するだけで自動的にデータをレポートに反映できるので、月次や四半期、年度毎など定期的に作業が発生するレポートへの活用がおすすめですね。

一度テンプレートをつくってしまえば、期間とデータに関する考察等のコメントを変更するだけでレポートが完成するので、レポート作成業務の大幅な効率化が期待できます。


 

髙橋 : 確かに、繰り返し作成するレポートへの活用が便利そうですね。他にはありますか?

宮澤 : あとは、予め用意している3種類のテンプレートをぜひ活用して欲しいですね。自社分析用・競合分析用・活動報告用レポートをそれぞれ想定して、グラフや記事リスト、テキスト等のブロックを配置しています。

ビルコムのPRコンサルティング事業や、PR Analyzer事業のお客様支援で培ったノウハウを反映しています。全てのブロックを使えなくても、テンプレートの中での自社の書き方や形式に近い部分を使用することで短時間でレポートをつくれるはずです。


 

髙橋 : 白紙からブロックを配置していくと時間が掛かるので、既にあるテンプレートを編集して使用するのは時短につながりそうですね。

藤原 : そうですね。さらに、作成したテンプレートはコピーして保存、編集することもできますし、オプションでテンプレートの保存枠を増やすことも可能です。担当者別やブランド別、PRの施策別にレポートのテンプレートを保存しておくことも可能です。

ぜひ様々な種類のレポートテンプレートを作成して、「報道レポート機能」を使い倒して欲しいですね。

宮澤 : もうひとつ私がおすすめしたい点が、画像挿入機能の活用ですね。ブランドや会社のロゴ画像を表示ができる他、例えばアクセス解析のデータなど他のツールから出力したグラフの画像データを挿入することもできます。

PR Analyzerは、広報におけるアウトプット(記事掲載や広告換算など、露出に関する)指標のデータを扱うので、広報・PRの活動内容や、アクセス解析や売上に関するデータは画像をレポートに挿入することで、「報道レポート機能」の中でひとつのレポートにまとめられます。


髙橋 : 画像挿入も駆使すると、幅広い情報をレポートに集約できそうですね。

機能開発にあたり、特に工夫した点は?

髙橋 : 報道レポート機能をリリースするまでに、様々な試行錯誤があったかと思います。その中でも特に工夫した点はどこですか?

藤原 : 「ストレスのない操作性」の実現に力を入れました。ブラウザ上でテンプレート作成を行う際、変更内容がスムーズに画面に反映されるように細かく調整しました。動きがカクカクしたり、変更の反映にタイムラグがあったりするとユーザーがストレスを感じる原因になりますからね。

あとは、レポートのPDF出力に掛かる時間短縮も工夫したポイントです。広報・PRのレポートは1枚や2枚ではなく、複数ページあるのが一般的です。一方で複数ページをPDFで出力しようとするとデータ量が増え、どうしても出力が完了するまでの時間が長くなってしまいます。その時間をいかに短縮するかは大きなテーマでしたね。


「報道レポート機能」テンプレート作成画面イメージ図


宮澤 : UI/UXのわかりやすさもこだわりですね。PR Analyzerのダッシュボードや機能開発において、常に重要視しているポイントですが、「報道レポート機能」も、ぱっと見て何がどこにあるか、どう操作すればよいか、分かりやすいUI/UXを目指しました。

とはいえ、「報道レポート機能」の機能や操作性にはまだまだ改善の必要があると感じています。ぜひ多くのユーザーの方に使っていただき、感想や改善要望などのフィードバックをいただけるとありがたいですね。

髙橋 : ユーザーの声を元に、さらに使いやすく便利な「報道レポート機能」にしていきたいですね。ありがとうございました。

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